Ulkoistettu IT-tuki vai oma IT-henkilö: miten pk-yritys valitsee?

Lyhyesti: Oma IT-henkilö tuo läsnäolon ja liiketoiminnan tuntemuksen, ulkoistettu IT-tuki laajemman osaamisen, jatkuvuuden lomien ja sairastumisten yli sekä kustannuksen, joka seuraa yrityksen kokoa. Valinta riippuu neljästä asiasta: kuinka paljon IT-työtä yrityksessä oikeasti on, kuinka laaja osaaminen tarvitaan, mitä tapahtuu poissaolojen aikana ja kenelle vastuu järjestelmistä kuuluu. Kasvavalle yritykselle luonteva vastaus on usein yhdistelmä.

Jossain 10 ja 100 hengen välissä yrityksessä herää kysymys, pitäisikö IT:lle palkata oma ihminen. Kysymys on hyvä, mutta se asettuu usein väärin: joko oma henkilö tai ulkoistus.

Käytännössä vaihtoehtoja on kolme, ja oikea riippuu siitä, millaista IT-työtä yrityksessä on.

Mitä IT-työ pk-yrityksessä oikeasti on?

Ennen valintaa kannattaa katsoa, mistä työ koostuu. Suurin osa on käyttäjätukea: salasana unohtui, tulostin ei vastaa, uusi työntekijä tarvitsee koneen ja tunnukset. Toinen kerros on ylläpitoa, jota kukaan ei näe silloin, kun se toimii: päivitykset, varmuuskopiot, laitehallinta ja valvonta. Kolmas kerros on harvinaisempaa mutta vaativaa: verkon uudistus, pilvisiirto, tietoturvapoikkeama tai järjestelmän valinta.

Nämä kolme kerrosta vaativat eri osaamista. Ensimmäinen palkitsee läsnäolon ja ihmistuntemuksen, toinen kurinalaisuuden ja työkalut, kolmas erikoisosaamisen, jota tarvitaan muutaman kerran vuodessa.

Milloin oma IT-henkilö on paras valinta?

Oma IT-henkilö tuntee talon, ihmiset ja liiketoiminnan. Hän näkee, kun jokin hidastaa työtä, ennen kuin kukaan ehtii tehdä tukipyyntöä. Jos yrityksessä on omia järjestelmiä, tuotantolaitteita tai toimialan erikoisohjelmistoja, joiden kanssa eletään päivittäin, tämä tuntemus on arvokasta eikä sitä voi ostaa ulkoa sellaisenaan.

Oma henkilö on vahvimmillaan, kun IT-työtä on aidosti kokopäiväisesti ja se painottuu ensimmäiseen kerrokseen ja talon omiin järjestelmiin. Silloin läsnäolo tuottaa joka päivä.

Mitä ulkoistettu IT-tuki tuo, mitä yksi ihminen ei voi?

Neljä asiaa.

1. Laajuus. Yksi ihminen on hyvä muutamassa asiassa, mutta pk-yrityksen ympäristössä on Windowsia ja Macia, Microsoft 365:tä, verkkolaitteita, puhelimia ja tietoturvaa. Kumppanilla on näihin useampi ihminen ja työkalut, joita yhden hengen IT-osastolle ei kannata hankkia.
2. Jatkuvuus. Oman IT-henkilön loma, sairastuminen tai irtisanoutuminen tarkoittaa, että osaaminen ja usein myös dokumentaatio poistuvat talosta samalla. Kumppanilla työ jatkuu, koska se ei ole yhden ihmisen varassa.
3. Valvonta. Automatiikka valvoo järjestelmiä ympäri vuorokauden ja hälyttää poikkeamista, ja ihmiset ratkovat hälytykset arkisin. Yhden ihmisen on vaikea rakentaa ja pitää yllä tällaista valvontaa oman työnsä ohella.
4. Kustannuksen joustavuus. Ulkoistettu tuki mitoitetaan yrityksen koon mukaan, ja se kasvaa tai pienenee henkilömäärän mukana. Oma henkilö on kiinteä kulu riippumatta siitä, onko kuukausi hiljainen vai kiireinen.

Mitä ulkoistus ei ratkaise itsestään?

Ulkoistettu tukikaan ei tunne yrityksesi arkea ensimmäisenä päivänä. Tuntemus rakentuu dokumentaatiosta, säännöllisistä käynneistä ja siitä, että yrityksessä on nimetty yhteyshenkilö, joka tietää, mitä on sovittu. Ilman näitä ulkoistettu tuki jää etäiseksi, ja se näkyy nopeasti arjessa.

Vastuu järjestelmistä ei myöskään siirry ulos. Päätökset siitä, mitä hankitaan ja mihin suuntaan mennään, kuuluvat yritykselle. Hyvä kumppani valmistelee päätökset ja kertoo suoraan, mikä on fiksua, mutta ei tee niitä puolestasi.

Milloin yhdistelmä on paras vaihtoehto?

Kasvavalle yritykselle luonteva ratkaisu on usein yhdistelmä: talossa on ihminen, jolle IT kuuluu osana muuta työtä tai kokopäiväisesti, ja kumppani hoitaa ylläpidon, valvonnan ja vaativat asiat. Oma henkilö saa työrauhan ensimmäiseen kerrokseen ja liiketoiminnan kehittämiseen, eikä hänen tarvitse olla asiantuntija kaikessa. Kumppani taas saa talosta yhteyshenkilön, joka tuntee arjen.

Sama malli sopii myös silloin, kun oma IT-henkilö on jo talossa ja työmäärä on kasvanut yli yhden ihmisen. Silloin kumppani ei korvaa ketään vaan täydentää.

Miten päätös tehdään?

Neljä kysymystä riittää.

1. Kuinka monta tuntia viikossa IT-työtä oikeasti on, ja mihin kerrokseen se painottuu?
2. Kuinka monta eri osaamisaluetta ympäristö vaatii?
3. Mitä tapahtuu, kun IT:stä vastaava on kolme viikkoa poissa?
4. Kenelle päätökset ja dokumentaatio kuuluvat?

Vertailukohta	Oma IT-henkilö	Ulkoistettu tuki	Yhdistelmä
Vahvuus	Läsnäolo ja liiketoiminnan tuntemus	Laajuus, jatkuvuus ja valvonta	Läsnäolo talossa, ylläpito ja vaativat asiat kumppanilta
Sopii, kun	IT-työtä on kokopäiväisesti talon omissa järjestelmissä	Työ on hajanaista ja osaamisalueita on monta	Yritys kasvaa tai työmäärä ylittää yhden ihmisen
Kustannus	Kiinteä kulu	Mitoitetaan yrityksen koon mukaan	Molempia

Jos vastaukset osoittavat kokopäiväiseen työhön talon omissa järjestelmissä, oma henkilö on hyvä valinta. Jos työ on hajanaista ja osaamisaluetta on monta, ulkoistettu tuki tai yhdistelmä palvelee paremmin. Kumpaankin voi siirtyä hallitusti, ja mallia voi vaihtaa, kun yritys muuttuu.

Pohditko, mikä malli sopisi yrityksellesi? Katso, miten IT-tukemme toimii, tai kerro tilanteestasi, niin kerromme suoraan, mikä olisi teille fiksuin.