Microsoft 365 -tuki pk-yritykselle: mitä kumppani hoitaa ja mitä yritys itse?

Lyhyesti: Microsoft 365 on useimmille pk-yrityksille työn perusta: sähköposti, tiedostot, Teams ja Office. Microsoft vastaa alustasta; tunnukset, tietoturva-asetukset, laitteet, lisenssit ja käyttäjien arki ovat yrityksen vastuulla. Microsoft 365 -tuki tarkoittaa, että kumppani hoitaa nämä puolestasi: käyttäjien lisäykset ja poistot, kaksivaiheisen tunnistautumisen, laitehallinnan, lisenssien mitoituksen ja avun, kun jokin ei toimi. Yritykselle jäävät päätökset ja yhteyshenkilö.

Microsoft 365 on niin tavallinen, että sen hallinta jää helposti huomaamatta. Palvelu toimii, sähköposti kulkee ja tiedostot ovat pilvessä. Ongelmat näkyvät vasta, kun työntekijä lähtee ja tunnus jää auki, kun joku klikkaa kalasteluviestiä tai kun lisenssejä maksetaan ihmisistä, jotka eivät ole enää talossa. Tässä kirjoituksessa käydään läpi, mitä Microsoft 365 -ympäristössä pitää hoitaa ja kenelle työ kuuluu.

Mitä Microsoft hoitaa ja mitä ei?

Microsoft vastaa siitä, että palvelu on käytettävissä, päivitetty ja suojattu palvelun tasolla. Sähköpostipalvelin ei ole enää yrityksen komerossa, eikä kenenkään tarvitse asentaa Officen päivityksiä.

Asiakkaan vastuulle jäävät tunnukset, oikeudet, asetukset, laitteet ja tieto. Microsoft kuvaa tätä jaetun vastuun mallina: alusta on toimittajan, sisältö ja sen suojaaminen ovat asiakkaan. Käytännössä se tarkoittaa, että väärin asetettu jakolinkki, heikko salasana tai tunnus ilman kaksivaiheista tunnistautumista on yrityksen ongelma, ei Microsoftin.

Mitä Microsoft 365 -ympäristössä pitää hoitaa?

Hoidettavaa on viisi kokonaisuutta.

1. Käyttäjien elinkaari. Uusi työntekijä tarvitsee tunnuksen, postilaatikon, oikeudet oikeisiin tiimeihin ja tiedostoihin sekä laitteen, joka on valmis ensimmäisenä päivänä. Kun työsuhde päättyy, tunnus suljetaan, postilaatikko ja tiedostot siirretään sovitusti ja lisenssi vapautetaan. Tämä on rutiinia, mutta juuri rutiini jää tekemättä, kun kenellekään ei ole nimetty vastuuta siitä.
2. Tietoturvan perusasetukset. Kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikille käyttäjille, ylläpitäjätunnukset erillään arkikäytöstä, jakoasetukset niin, että tiedostot eivät lähde vahingossa koko maailmalle, ja roskapostin ja kalastelun suodatus kunnossa. Nämä eivät ole oletuksena parhaassa asennossa, vaan ne pitää asettaa.
3. Laitteet. Kun koneet ja puhelimet ovat laitehallinnassa, tiedetään, mitkä laitteet pääsevät yrityksen tietoon, ne päivittyvät ja kadonneen laitteen voi tyhjentää. Tämä koskee sekä Windows-koneita että Maceja ja puhelimia.
4. Lisenssit. Microsoft 365 for business -versioita on useita, ja ne eroavat siinä, mitä tietoturva- ja hallintaominaisuuksia niihin kuuluu. Väärä valinta näkyy joko turhana kuluna tai puuttuvana suojauksena. Lisenssit pitää myös käydä läpi säännöllisesti, jotta niitä ei makseta tunnuksista, joita kukaan ei käytä.
5. Tieto itse. Microsoft pitää palvelun pystyssä, mutta se ei korvaa yrityksen omaa harkintaa siitä, miten pitkään poistettuja tietoja säilytetään ja tarvitaanko erillinen varmuuskopio. Samaan kokonaisuuteen kuuluu tieto siitä, missä data sijaitsee, josta olemme kirjoittaneet erikseen.

Mitä Microsoft 365 -tuki kumppanilta tarkoittaa?

Kumppani ottaa yllä olevan viiden kokonaisuuden hoitaakseen. Käyttäjien lisäykset ja poistot tehdään pyynnöstä sovitulla tavalla, ja uuden työntekijän laite on valmis aloituspäivänä. Tietoturva-asetukset asetetaan ja niitä valvotaan, ja poikkeamista hälytetään. Laitteet ovat hallinnassa. Lisenssit mitoitetaan ja käydään läpi pyynnöstä tai muutosten yhteydessä, ja muutosehdotukset perustellaan. Kun käyttäjällä on ongelma, hän saa apua ihmiseltä, joka tuntee ympäristön.

Tuki ei ole vain vikojen korjaamista. Suuri osa työstä on sitä, että asiat ovat kunnossa ennen kuin kukaan huomaa niiden puuttuvan.

Mitä yritykselle jää?

Kolme asiaa.

1. Päätökset. Kuka saa mitäkin oikeuksia, miten tiedostoja saa jakaa ulos ja mitä lisenssitasoa käytetään. Kumppani valmistelee ja suosittelee, yritys päättää.
2. Yhteyshenkilö. Yksi ihminen, joka kertoo, kun joku aloittaa tai lopettaa, ja hyväksyy muutokset.
3. Omistajuus. Pääkäyttäjätunnukset ja dokumentaatio kuuluvat yritykselle, vaikka kumppani käyttää niitä päivittäin. Näin kumppanin vaihtaminen on aina mahdollista ilman, että mikään on yhden toimittajan varassa.

Miten Microsoft 365 -tuki sopii muuhun IT-tukeen?

Microsoft 365 on harvoin yrityksen ainoa järjestelmä. Sen rinnalla on koneita, verkko, tulostimia ja toimialan ohjelmistoja. Luontevin malli on se, että sama kumppani hoitaa Microsoft 365 -ympäristön osana muuta IT-tukea, jolloin käyttäjä soittaa yhteen paikkaan riippumatta siitä, onko vika Teamsissa vai verkossa. Jos yrityksellä on Microsoftin sijaan toinen työvälinekokonaisuus, sama ajattelu pätee siihen.

Testaa, tunnistatko huijausviestin: huijaustesti näyttää kahdeksalla viestillä, mitkä tuntomerkit huomaat ja mitkä jäävät huomaamatta.

Haluatko tietää, missä kunnossa teidän Microsoft 365 -ympäristönne on? Katso, miten pilvipalvelumme toimivat, tai kerro tilanteestasi, niin käydään ympäristö läpi yhdessä.