Excelistä järjestelmäksi: prosessien automatisointi ilman jättiprojektia

Lyhyesti: Excel vaihtuu järjestelmäksi ilman jättiprojektia, kun aloitat yhdestä usein toistuvasta työvaiheesta, johon käsityötunteja uppoaa eniten ja jonka pelisäännöt ovat selvät. Ratkaisuksi sopii valmisohjelmisto, järjestelmien yhdistäminen tai räätälöity ohjelmisto: Developitin ai-ystävä-palvelussa räätälöinti valmistuu kahdessa viikossa 4 900 euron kiinteällä hinnalla.

Lähes jokaisessa yrityksessä on se yksi Excel, jota ilman mikään ei toimi: tilaukset, vuorolistat tai projektiseuranta, jota yksi ihminen ylläpitää käsin. Se toimii, kunnes ei toimi. Hyvä uutinen on, että Excelistä järjestelmäksi siirtyminen ei enää vaadi vuoden mittaista IT-projektia eikä kuusinumeroista budjettia.

Milloin Excel ei enää riitä?

Excel on erinomainen työkalu laskentaan ja kertaluonteiseen analyysiin. Ongelmat alkavat, kun siitä tulee yrityksen tietojärjestelmä. Tunnistat tilanteen näistä merkeistä:

• Samaa tiedostoa muokkaa useampi ihminen, ja versioita on liikkeellä monta.
• Tieto syötetään käsin kahteen tai kolmeen paikkaan, esimerkiksi Exceliin, laskutukseen ja sähköpostiin.
• Yksi ihminen on ainoa, joka ymmärtää tiedoston kaavat, ja hänen lomansa pysäyttää prosessin.
• Virheitä löytyy jälkikäteen: rivi on kadonnut, kaava rikkoutunut tai vanha versio päätynyt asiakkaalle.
• Kukaan ei näe kokonaistilannetta ilman, että joku kokoaa sen käsin.

Jos vähintään kaksi kohtaa kuulostaa tutulta, prosessi on todennäköisesti kypsä automatisoitavaksi. Kyse ei ole Excelin viasta, vaan siitä, että prosessi on kasvanut työkalunsa ohi. Sama koskee sähköpostia ja paperilappuja, jotka toimivat monessa yrityksessä samassa roolissa.

Mistä automatisointi kannattaa aloittaa?

Ei kaikesta kerralla. Paras aloituskohde on prosessi, joka toistuu usein, vie tunteja viikossa ja jonka säännöt ovat selkeät. Tyypillisiä esimerkkejä ovat tarjousten ja tilausten käsittely, työaikojen tai keikkojen kirjaus, varaston tai kaluston seuranta ja raporttien kokoaminen johdolle.

Hyvä tapa valita on laskea karkeasti, montako tuntia kuukaudessa mikäkin käsityö vie ja kuinka usein siinä sattuu virheitä. Se prosessi, jossa tunteja ja virheitä on eniten suhteessa sääntöjen selkeyteen, on yleensä paras ensimmäinen askel. Ensimmäisen onnistumisen jälkeen seuraavat kohteet löytyvät helposti, koska organisaatio alkaa itse ehdottaa niitä.

Tarvitseeko järjestelmän olla iso projekti?

Ei tarvitse, ja useimmiten sen ei pidä olla. Perinteinen tapa, jossa määritellään puoli vuotta ja rakennetaan vuosi, sopii huonosti pienelle yritykselle: tarpeet ehtivät muuttua ennen kuin mitään valmistuu. Toimivampi malli on aloittaa kapeasta ytimestä eli siitä yhdestä prosessista, joka tuottaa eniten päänvaivaa, ja laajentaa vasta, kun ydin on käytössä.

Nykyaikainen ohjelmistokehitys on myös nopeutunut merkittävästi, kun tekoälyavusteiset työvälineet hoitavat rutiinikoodauksen. Esimerkiksi Developitin ai-ystävä-palvelussa räätälöity ohjelmisto toteutetaan kiinteään 4 900 euron hintaan ja valmista syntyy kahdessa viikossa. Olennaista ei ole yksittäinen luku, vaan mittakaava: se, mikä ennen oli kuukausien projekti, on nyt viikkojen työ, ja siksi räätälöity ratkaisu on realistinen vaihtoehto myös pienelle yritykselle.

Aina ei myöskään tarvita räätälöityä ohjelmistoa. Joskus oikea ratkaisu on valmisohjelmisto, joskus olemassa olevien järjestelmien yhdistäminen niin, että tieto siirtyy automaattisesti paikasta toiseen.

Tärkeintä on valita ratkaisu tarpeen mukaan, ei toisin päin.

Konkreettinen esimerkki auttaa hahmottamaan mittakaavaa. Tyypillinen ensimmäinen automatisointi on vaikkapa työtilausten käsittely: asiakkaan yhteydenotto kirjautuu suoraan järjestelmään, työ ohjautuu oikealle tekijälle, valmistuminen kuittautuu ja laskutustieto siirtyy taloushallintoon ilman, että kukaan kopioi rivejä käsin. Tällainen kokonaisuus on juuri sen kokoinen, että se valmistuu viikoissa ja maksaa itsensä takaisin säästyneenä työaikana.

Miten vältät tyypilliset sudenkuopat?

Sudenkuoppia on neljä.

1. Sekavan prosessin automatisointi sellaisenaan. Jos nykyinen käytäntö on epäselvä, järjestelmästä tulee epäselvä. Käy prosessi ensin läpi ja karsi turhat vaiheet, sillä usein osa käsityöstä osoittautuu tarpeettomaksi jo tässä vaiheessa.
2. Työn tekijöiden ohittaminen. Excelin ylläpitäjä tuntee prosessin poikkeukset paremmin kuin kukaan muu, ja hänen tietonsa kuuluu määrittelyyn. Sama henkilö on myös paras testaaja.
3. Vanhan datan unohtaminen. Sovi heti alussa, mitä Excelin historiatiedoille tehdään: siirretäänkö ne uuteen järjestelmään vai arkistoidaanko ne lukukelpoisina.
4. Käyttöönotto tyhjän päälle. Varaa aikaa perehdytykseen ja pidä vanha ja uusi tapa hetki rinnakkain, jotta siirtymä ei katkaise arkea.

Mistä tietää, mikä ratkaisu sopii yrityksellesi?

Jos yritykselläsi on Excel tai käsiprosessi, joka kaipaa seuraajaa, asiaa ei tarvitse ratkaista yksin. Developitin konsultointi käy prosessisi läpi, auttaa valitsemaan valmisohjelmiston, integraation ja räätälöidyn ratkaisun väliltä ja tekee suunnitelman, joka etenee pienin varmoin askelin. Jos räätälöity ohjelmisto osoittautuu oikeaksi ratkaisuksi, ai-ystävä-palvelumme toteuttaa sen kiinteällä hinnalla kahdessa viikossa.